Ihr habt Ausstellungsstücke. Ihr habt Metadaten. Möglicherweise verfügt Ihr über Bilder, Standorte, taxonomische Informationen, Leihgaben, Sammler, Veröffentlichungen und vielleicht sogar Aufzeichnungen aus mehreren Jahrzehnten, die sich in Dateien, Tabellenkalkulationen und Datenbanken angesammelt haben.
Nun stellt sich die auf den ersten Blick einfache Frage:
Welches Datenbanksystem solltet Ihr verwenden, um all das zu verwalten?
Eine kurze Suche liefert zahlreiche Möglichkeiten. Specify. Diversity Workbench. Arctos. CollectionSpace. EMu. Symbiota. CollectiveAccess. DiSSCo. Und dann kommen noch die Portale, Cloud-Plattformen, Archive und Publikationssysteme hinzu.
Plötzlich erscheint die Auswahl einer Datenbank fast wie ein langfristiges Projekt. Für eine so einfache Aufgabe habt Ihr eigentlich nicht allzu viel Zeit eingeplant, oder? Keine Sorge – wir helfen gerne!
Eine Datenbank ist nicht einfach nur eine Datenbank.
Eine der Schwierigkeiten besteht darin, dass die im Umfeld naturwissenschaftlicher Sammlungen eingesetzten Tools sehr unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Einige sind umfassende Sammlungsmanagementsysteme, die für die Verwaltung von Exemplardaten und die Abwicklung der täglichen Arbeitsabläufe in der Sammlung konzipiert sind.
Andere lassen sich besser als Portale, Aggregatoren oder Forschungsinfrastrukturen verstehen, die Institutionen dabei unterstützen, Sammlungsinformationen auffindbar zu machen, Datensätze zu verknüpfen oder sich an größeren Netzwerken zu beteiligen.
Wieder andere konzentrieren sich auf den öffentlichen Zugang, Archive, Ausstellungen oder den ethisch sensiblen Zugang zu Sammlungsinformationen.
Diese Systeme werden zwar alle bei einer Suche nach „Museumsdatenbank“ oder „Sammlungsdatenbank“ angezeigt, sind jedoch nicht unbedingt Alternativen zueinander. Und diese Unterscheidung ist wichtig.
Wie lassen sich diese also miteinander vergleichen?
Um den Überblick zu erleichtern, haben wir in der GFBio-Knowledge Base eine neue Übersicht erstellt: Datenbank-Tools für naturwissenschaftliche Sammlungen
Der Artikel fasst eine Reihe von Tools und Plattformen zusammen, die für naturwissenschaftliche Sammlungen und objektbezogene Daten relevant sind, und gliedert sie in drei Gruppen:
- Kernsysteme für das Sammlungsmanagement;
- Portale, Aggregatoren und Sammlungsinfrastrukturen;
- unterstützende Plattformen für den öffentlichen Zugang, Archive und den ethisch verantwortungsvollen Zugang.
Anstatt lediglich eine Auflistung von Softwarenamen zu präsentieren, sind die Tabellen so gestaltet, dass sie Euch den Vergleich erleichtern. Für jedes Tool könnt Ihr Euch Fragen stellen wie:
Was leistet es eigentlich?
Ist es in erster Linie für die Verwaltung von Exponaten, die öffentliche Präsentation, die Datenmobilisierung oder etwas anderes konzipiert?
Ist es Open Source?
Und wenn ja, bedeutet das auch, dass Eure Einrichtung über die technischen Kapazitäten verfügt, es zu hosten und zu warten?
Für wen ist es am besten geeignet?
Ein großes Naturkundemuseum hat möglicherweise ganz andere Anforderungen als eine kleine Sammlung oder ein verteiltes Forschungsnetzwerk.
Wie wird es gehostet?
Selbst gehostet, cloudbasiert, vom Anbieter unterstützt, von einem Konsortium betrieben oder über eine gemeinsam genutzte Infrastruktur bereitgestellt?
Wie stark ist der Fokus auf naturhistorische Sammlungen?
Ein sehr leistungsfähiges allgemeines Museumssystem ist nicht automatisch das beste System für komplexe, auf Exponate ausgerichtete Daten.
Wo liegen die Einschränkungen?
Denn jedes Tool hat sie. Gibt es überhaupt Software ohne Einschränkungen?
Es gibt möglicherweise kein „bestes“ System.
Das ist vielleicht der wichtigste Punkt.
Der Zweck dieser Übersicht besteht nicht darin, ein Ranking der Tools von “bestes” nach “schlechtes” zu etablieren.
Ein System, das für eine Einrichtung hervorragend funktioniert, kann für eine andere unnötig komplex sein. Eine schlanke Cloud-Plattform mag für eine kleine Sammlung perfekt geeignet sein, für eine große Einrichtung, die komplexe Beziehungen zwischen Exemplaren verwaltet, jedoch unzureichend. Ein Portal, das sich hervorragend für die Veröffentlichung und das Auffinden von Daten eignet, kann möglicherweise die intern zur Verwaltung der Sammlung verwendete Datenbank nicht ersetzen.
Die sinnvolle Frage lautet daher nicht: „Welches Tool ist das beste?“
Sondern: „Welches Tool passt am besten zu unseren Sammlungen, Arbeitsabläufen, unserer technischen Umgebung und unseren Zielen?“
Diese kleine Änderung in der Formulierung erspart eine ganze Menge Datenbank-Theologie.
Beginnt mit einem Überblick.
Ganz gleich, ob Ihr Euch mit einem neuen Sammlungsmanagementsystem beschäftigt, die Unterschiede zwischen bestehenden Plattformen verstehen möchtet oder euch einfach nur fragt, welche weiteren Möglichkeiten es neben der euch bereits bekannten Software noch gibt – dieser Artikel soll euch einen praktischen Einstieg bieten.
Seht euch den vollständigen Vergleich an: Database tools for natural science collections – GFBio Knowledge Base
Als Knowledge Managerin und Helpdesk-Supporterin bei WiNoDa erleichtere ich den Zugang zu Tools, Schulungen und fachkundiger Beratung im Bereich des Forschungsdatenmanagements in allen Disziplinen. Mit meiner Erfahrung als Datenverwalterin unterstütze ich Forschende dabei, ihre Daten FAIR, gut dokumentiert und nachhaltig wiederverwendbar zu machen.
https://orcid.org/0000-0001-6048-9272